Documentbeheer in D365 en sharepoint

U kunt documenten, en andere binaire bestanden, beheren in zowel Microsoft Dynamics 365 als in SharePoint. In de praktijk worden veel documenten onbedoeld beheerd in meerdere systemen. Beheermogelijkheden in D365 zijn echter beperkt vergeleken met SharePoint.

Documentbeheer in Microsoft Dynamics 365

Bestanden kunnen in Dynamics 365 (CRM) als een bijlage worden gekoppeld aan ieder type record, zoals een klant of contactpersoon. Enerzijds slaat het CRM systeem automatisch bijlagen op, zoals bij het bijhouden van email bijlagen, anderzijds kan de gebruiker zelf ook bijlagen toevoegen aan een record in CRM. Binnen D365 is het niet mogelijk om bestanden te zoek op inhoud. Wel kan het een bestand teruggevonden worden via het gekoppelde record met standaard CRM zoekfuncties. Het record bevat de metagegevens zoals de datum verstuurd of onderwerp.CRM biedt geen mogelijkheden om documenten (gezamenlijk) te bewerken, versies bij te houden en in- of uit te checken. Men kan geen bestanden tegelijkertijd bewerken of verslepen zoals in file explorer. Documenten in CRM zijn in beginsel alleen toegankelijk voor gebruikers van CRM en zijn daarom niet toegankelijk voor :

  • werknemers zonder CRM/Dynamics 365 licenties
  • externe klanten/partners zonder externe licenties/portaal

Documentbeheer in SharePoint

Het gebruik van SharePoint perfectioneert het documentbeheer en de samenwerking binnen uw bedrijf. Op basis van SharePoint kunnen portalen, intranetten en websites worden ontwikkeld. Onderdeel daarvan zijn documentbibliotheken met documentfolders waarin men documenten kan beheren. SharePoint biedt geavanceerde functies voor documentbeheer zoals full-text zoeken, versiebeheer en de mogelijkheid omgelijktijdig te werken aan documenten. Daarnaast kunnen documenten eenvoudig gedeeld worden met collega’s, partners en klanten.

Door het integreren van CRM en SharePoint is het beste van 2 werelden beschikbaar.

CRM biedt een omgeving die structuur geeft aan alle klantgerelateerde informatie. Deze structuur is een prima basis voor het structureren van klantgerelateerde documenten. De standaardintegratie legt de structuur in SharePoint automatisch voor u aan. DocStore zorgt ervoor dat alle gegenereerde documenten in SharePoint wordt geplaast. Zo geniet u alle beheerfuncties in SharePoint terwijl deze documenten vanuit CRM inzichtelijk blijven.

Meer weten over documentbeheer in CRM en/of SharePoint? Neem contact op en wij staan u graag te woord.